ODR Pickups/半蔵門ビジネストーク

株式会社ODR Room Network

このブログは、株式会社ODR Room Networkのお客様へのWeekly reportに掲載されている内容をアーカイブしたものです。但し、一部の記事を除きます。ODRについての状況、国際会議の参加報告、ビジネスよもやま話、たまにロードレーサーの話題など、半蔵門付近を歩きながら雑談するようにリラックスしたお話中心。

【ODRピックアップ】20141102 メールの仕訳は大変だ。。。

【ODRピックアップ】20141102 メールの仕訳は大変だ。。。

 

出身の地元を活性化しようと同級生+1が集まって会社を設立しました。すべては”これから”ですが、有り難いことにスタートダッシュからとても忙しく、複数の案件、議題で議論が活発に行なわれています。数人の関係者が数件の議題に電子メールで意見を飛び交わせていますので、メールは一日に数十件。しばらく見ないでいるだけで、何がどの件か整理するだけでも時間を使ってしまいます。

時系列に受信箱に入ってくるメールを分類するのは、「仕分け」でしょう。内容に応じて、ホルダに分けていく手作業はこれまた時間を食いますが、あとで探す手間を考えると速い段階で分類するほうが得策。更に最近では、メールソフトによっては予め条件を設定しておけば、自動的にホルダに振り分けてくれます。

 

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ホルダへの仕分けが”移動”という形で行なわれる方式だと少々困る場合があります。例えば、相手の会社別に仕分けていると、同じメールをプロジェクトで見たい場合には、仕分けてあるメールをキーワードで検索して見るというコトも必要になります。また、題名とは関係のない話題が書かれていたりしてしまうことや、更には、1つのメール内に複数の話題が書かれていることもあり、題名では区別のつかなくなることもあります。 

 

私は、AppleiMacを使っていますが、標準メーラーMailは結構使い勝手がいいのではないかと思います。Mailでは、複数のメールアカウントが受信できますが、これは当然アカウントごとに別れて表示され、手動でホルダへの仕訳も可能ですが、非常に便利なのは、スマートメールボックス

 

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これは、検索条件でダイナミックに絞り込む機能で、あたかもメールボックスに仕分けられているかのように表示することができます。検索して表示するので、実態は移動せずに、同じメールが様々な条件で随時仕分けされるので、複数の送信者、複数のメールアドレス、複数の顧客、複数のプロジェクト。。。などでも、ひとつのメールがそれぞれの切り口=検索条件で仕分け表示されます。

 

複数のメンバーで、複数の案件を担当し、しかも、メールでのコミュニケーションが頻繁な場合、全員が同じようなメールの仕分け管理を行なうことになり、これは組織としてみると多大な労力をメール仕分けに裂いていることになります。こんなときに、 会議室を使えるSNSは強力な仕訳要らずのコミュニケーション管理ツールとなります。

 

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SNSでは、話題ごとに会議室あるいはトピックを分けておけば、メールで時折発生する1つのメールに複数の話題が書かれることも避けられます。書き込みも、時系列に並べられ、添付ファイルなども一元化されるので、会議室でありながらデータの一元化にも役立つのです。

 

後任者への引き継ぎや新メンバーへの情報共有も、メールだと、全てのメールを転送する必要もありますが、ここでは、アカウントを与えて参照できるようにすれば、効率的。

システムによっては、書き込みの通知がメールでも送られるので、メール的な管理が必要な場合はそれも併用すればいいのです。

 

というわけで、SNSは便利ですよーご利用のご相談は当社まで♪