ODR Pickups/半蔵門御散歩雑談

株式会社ODR Room Network

このブログは、株式会社ODR Room Networkのお客様へのWeekly reportに掲載されている内容をアーカイブしたものです。但し、一部の記事を除きます。ODRについての状況、国際会議の参加報告、ビジネスよもやま話、たまにロードレーサーの話題など、半蔵門付近を歩きながら雑談するようにリラックスしたお話中心。

オフィスのコミュニケーション今も昔も

オフィスのコミュニケーション今も昔も【半蔵門ビジネス雑談】20190507

 

メールもWebもLINEもメッセンジャーもなかった頃、仕事でのコミュニケーションの主要な手法は会議だった。時間を決めて会議室に集まり、それぞれの状況を説明し、問題を報告し、組織間の問題を整理し、今後の対策を話し合う。。。非公式な相談も活発だった。喫煙所で、休憩室で、定時後の呑ミュニケーションで、、、

 

この大切な会議だが、上司が出席するとか、自分が問題を抱えていて解決策を得たい場合とか以外では、なんだかんだと理由をつけて、遅刻したり、途中退席したりする輩も多かった。一番困るパターンは、連絡もなく欠席する場合で、曰く、「忙しかった、忘れていた、急用で」、など理由は嘘か本当かわからないようなものばかり。一番イラつくのは、「開催通知が来ていなかった」など、誰のせいでもないようにしようとする言い逃れだ。

すると職場改善運動(QC活動)で、アイデアが出て来た。

 

来ない人には開催通知を拡大して送ろう!

 

会議開催は、専用の会議開催通知用紙に、会議主旨や時間、場所、などを記載して、出席して欲しい人に送付する。。といっても社内なので机上に置いてくる、社内の郵便メール便に乗せる、手渡すなど。そうした開催通知は、大抵は、A6サイズで作成される。確かに通常の文書A4サイズより小さいので書類の束に紛れこみやすい。実際そういうことも少なくないので、前述の「紛失」が理由になった欠席も考えられる。とはいえ、主催者としては、配布資料をコピーしたり、関係部署への調整をしたりして時間を使っているし、そうした欠席による会議の無意味化は非常に不本意なので、会議開催通知を拡大しA4にして送ろうというアイデアになったのだ。さらにはそれでも出席して来ない人には、A3サイズの会議通知が送られて来た猛者もいた。

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そして現在。

電子メールが普及し、TV会議が当たり前になった。

紙の開催通知は消滅した。

単なる情報共有の会議は、メールやグループウェアで行われるようになった。

 

今度は、予想通り、そのメールを、グループウェアのメッセージを、掲示板を読まないという人が現れる。

www.lifehacker.jp

読まない理由は

曰く、「忙しかった、忘れていた、急用で」

昔と同じ。

デジタル時代は、拡大はできない。(拡大文字の案内というのはありうるかも!!)

リンクした事例では、メールの内容を見るように仕向けるために、メールを見るまでその内容の質問には答えないなど、相手をそのように仕向ける作戦が示唆されている。また、メールを見ない人には自分側が折れて、口頭説明し、確認のメールを送るなど、むしろ手間が増えている傾向もある?

 

結局、手段は変われど、人間は変わらず。

特に今日から連休明け。弛緩したコミュニケーション筋力復活のためのリハビリテーションが活発になりそうかな。