【半蔵門ビジネストーク】20171130 TV会議のためのツール活用 ＝ 議事録、メモ
出身地に設立したITコンサルティング会社の定例会議は、関係者が地元と東京に分散しているため、TV会議を活用していることはすでに何度かご紹介済みだが、未だにもどかしいのは、議事進行と議事録だ。
議事進行 大きくは報告事項と決議事項
TV会議システムは充実したのはいえど、映像と音声がインターネットで送受信されているので、どうしても帯域の混雑度合いの影響を受けてしまう。同時に複数人が話しはじめると音声も乱れたりすることもある。そして若干のタイムラグが発生すると、相手の反応が「ない」ように思えて、聞こえるか？聞こえるよ！の応酬が発生したりもする。
また、議事進行の共通のアジェンダがない場合には、今日何をするのか、今何を話しているのか、何が決まっているのか、何が決まっていないのかが共通の目視できるモノがないので、議事が発散してしまうのだ。
意外と多いのが上司のレクチャーになってしまうケース。社長さんのそれが始まるとなかなか止めにくいに違いない。
当社では、議事進行は、議長（社長）が整理してくれるようになった。
報告事項と決議事項のコーナーを分けて、議事進行している。単純で基本的なことだが意外とできていない場合が多い。形式ばった進行を嫌がる人もいる。しかし、実際この進行のおかげで、１９時開始で２０時３０終了が定常化し、非常にいいサイクルになっている。
遠隔会議の議事共有と議事録
議事録は、普段使っている共有のSNS会議室に、その場で書き込んでいくようにしている。これによって終了時点で議事のメモが作成できるので、会議内容の後日の共有はできている。
同席している会議と違うのは、ホワイトボードやその場で提示される資料などで情報共有ができないことだ。前述のリアルタイムでとっている議事も、相手側からは参照できない仕組みなのであくまで書き込んだあとでしか確認できない。
そこで次に採用したのが、Googleドキュメントだ。
これは共有する相手を指定して招待すれば、書き込んでいる内容がリアルタイムで相手にも表示され、双方から書き込むこともできる。
写真では、右のデスクトップと左のノートPCで同じ画面を参照している。どちらかで書き込めば、ほぼ同時に相手の画面にも入力した文字が表示される。画像を貼り付けることも可能だ。これなら、最初から完成議事録をイメージして、アジェンダを入力しておき、その項目に従って議事を進め、議事を入力していけばよい。相手にも同じ画面がリアルタイムで表示されているので、確認しながら進められる。
ただし、これはモニタが二画面になっているか、もしくは大型の画面で、TV会議画面と同時に表示する余裕がないと実際には効果的でないので要注意。
締め
締めは次回の会議の予定の確認。これは意外と継続するための大事な点で、これをやっていかないと、次の会議を決めるのにまたも時間がかかってしまい、時間切れで延期することも多くなるからだ。
TV会議は、専用システムからPCでもできるようになってきた。自席で行う場合はこれでいいのだが、実際は周囲に別の仕事をしている人が多くいる場合には、やりにくい。結果、別室でのTV会議となり、そこに参加者が集まるようになってくると、大きな画面が欲しくなってくる。
専用システムが恋しくなりつつある。
