【半蔵門ビジネス雑談】20180322 メールのアーカイブ問題

メールは２２年以上

「その話はメールでしてくれ」というタイトルの本は１９９５年に出版されているが、当時、メールが導入され、社長に話をしようとしたら、「その話はメールでしてくれ」と言われて衝撃を受けつつも、便利なツールとして仕事を変えていく様が描かれている佳作である。

メールが最初にビジネスなどで使われ始めたのはLANが普及しはじめたころだったろう。そこからすでに２２年。

メール蓄積容量の膨大化

日常のコミュニケーションツールは、もしかするともうメッセーンジャー系の既読がわかるLINEやWhatApp、WeChatやメッセンジャーに移行しつつあるのかもしれないが、ビジネスでの主流はまだまだメールが一般的だと思われる。

無料のものも含めて大抵のメールソフトは、自動振り分けができて、検索ができて、カレンダーと連動している。メールは仕事のコミュニケーションツールとして便利であるだけでなく、記録であり、備忘録であり、証拠でもある。毎日使い続けてきて、メールが仕事や行動のインデックスになっている。そして過去からの蓄積で容量が膨大になってきている。

そろそろ各所でやばくなってきているのではないかと感じる。

サポートが終了するメールソフト

有料のメールソフトも数多くあるが、メールソフトの多くは無料でOSベンダーなどから提供されており、それらが利用シェアを占めている。ビジネス的には厳しいと推測され、サポートを終了するものも少なくない。LiveMailもサポートを終了する。そうなると、別のメールソフトに移行する必要が出てくるが、ここで問題となるのが移行作業だ。

移行データが膨大に

私ですら毎年の有効なメールはバックアップを調べてみると５０００〜７０００件／年間あり、１０年の会社運営では、１０万件近いメールが蓄積されている。

これらはテキストメールだと１００KB程度だろうが、添付ファイルがついているとあっという間に数メガ／件になり、これまでのケースだとメール全体で数十ギガもある場合がある。このサイズでは、移行のためにデータを移動する際に、単純には時間がかかり、それ用の容量が必要となり、場合によっては、メールソフトのツールのサポート範囲を超えているため、

バックアップが取れない
エクスポートできない
インポートできない

などの問題が出てくる場合がある。

そして、この容量問題は、今のところしっかりとしたソリューションがないようだ。当社のエンジニアも試行錯誤を繰り返し、なんとかしのぐ方法を研究している。

実務的な工夫

根本的な解決方法が出てくるまでは、実務的な対応でしのぐしかないだろう。

自分では、以下のような方法をとっている。

直近２年以前のメールを、年別にメールボックスからローカルのメールホルダに移転

こうしておくことで、メールサーバーの容量を節約し、検索も可能であり、また、移行の際も、年別の移行とすることができる。

メールの次には

メールシステムをベースにしたソリューションとしては、メール専門のアーカイブシステムなどがある。メールを送受信した際に、メールを別エリアに保存しておき、アーカイブとして保存しておくのだ。検索も可能だし、万が一の法的対応にも耐えうる。しかし、使わないかもしれない過去のメールにそれなりの費用をかけることにもなるので、躊躇する場合も多いだろう。

そこで、メールから別の仕組みのアーカイブ的コミュニケーションツールへの転向も視野にいれていきたいと考える。