メールをそのまま保管庫的に使っている危険【半蔵門ビジネス雑談】20191024
メールは今や日常ツール。必須ツールだ。メッセンジャー的なツールももちろんあるが、ビジネス的には相手のメールアプリケーションがなんであろうとつながるメールがコミュニケーションツールの王様であろう。
そのため、人によっては、いや、かなりの人が、届いたメールをそのまま保管庫的に、履歴として記録として、何年も蓄積したまま、時に検索して過去の履歴を閲覧したり、場合によっては、添付された契約書のデジタル原本としていることも多い。
その結果、メールファイル、あるいはメールサーバーの容量がどんどん膨らんでいく。
ある日、PCを買い換えてメールデータも移すことを依頼されたが、メールファイルの容量が数十ギガ！！
ある人は、新規に開設した会社で、半年足らずで２０ギガにもなっている。
PCの性能はどんどん向上しているので検索速度に支障はないかもしれない。しかし、前述の移行の場合や、稀にアクセス中に電源が落ちたりしたら、ファイルが壊れてしまうかもしれない。移行の場合に時間がかかるのはもちろん、移行自体がうまくいかないケースもある。実際、メーラーによってはそのようなケースが発生したことがある。
大抵のメールソフトでは、届いたメール、発信したメールが時系列に並び、ホルダ分類もできる。顧客別、プロジェクト別にも分けて管理できる。メールには、受け取った契約書や図面や画像が添付されていて、それらもメールと関連付けて保存されるので、後々取り出しやすく、記憶を手繰りやすく、さらには、本文検索もできるので、非常に使い勝手がいいのは理解するが、ファイルが壊れて読めなくなってどうにもならなくなってからでは手遅れになる。事前にいくつかの手を打っておくことをオススメしたい。例えば。。。
- 必要なメールはファイルホルダに分割保存しておくのだ。
想定される利用方法を考慮して、例えば、顧客別、プロジェクト別、年別、月別など使いやすい分類でファイルホルダに分割しておく。メール形式で保存しておけば、仮にメールソフトが壊れたとしても、新しい機器でメーラーにそれらの保存しておいたファイルをインポートすれば、必要なメールを土台に業務再開できる。
- クラウドベースに移行してしまう。
例えばオフィス３６５などだ。メール自体はクラウドにあるので、機器を変更しても影響しない。
- または、メールからSNSに移行する。
以前にも記事を書いているが、業務に関して、SNSの会議室などで、メールではなく会議室で情報共有するようにしてしまう。メールも併用し、保管や過去を履歴が重要な業務コミュニケーションはSNSで行うのだ。
それぞれ手間はかかるのだが、大事なファイルやコミュニケーション履歴が詰まった大容量メールファイルが吹っ飛ぶよりはいいのではないだろうか？
でもね。みなさん、一度メールが吹っ飛んで壊れてひどい目にあってからでないと目覚めないんだよ。。。私がそうだったように。
