半蔵門御散歩雑談/ODR Pickups

株式会社ODR Room Network

このブログは、株式会社ODR Room Networkのお客様へのWeekly reportに掲載されている内容をアーカイブしたものです。但し、一部の記事を除きます。ODRについての状況、国際会議の参加報告、ビジネスよもやま話、たまにロードレーサーの話題など、半蔵門付近を歩きながら雑談するようにリラックスしたお話中心。

オンライン学会のITワンポイントメモ(1)

オンライン学会のITワンポイントメモ【半蔵門ビジネス雑談】20200804

 

コロナ禍は、各種学会もオンライン開催を余儀なくさせている。

 

通常の開催であれば、会場の手配、設備の手配、ロジスティクスの企画、参加者への宿泊施設や交通の案内などに気を遣うところだが、オンラインの開催によって、宿泊や交通の案内は不要になるものの、会場やそこでの設備、などに加えてオンラインならではの配慮点が出てくる。

 

オンライン環境

学会にオンライン参加する出席者のオンライン環境はどうなっているか。もちろん、遠隔で参加する100人を超える出席者個別の環境をくまなく対処することは不可能だ。そこで、全体に対しては、参加するための(1)ツールのインストールや(2)基本操作ガイドを簡易なマニュアルとして提供する。さらに開催学会での特有の操作などについても(3)当日の操作マニュアル として用意し、事前に閲覧してもらって準備を促す。特に、講演者の環境は、安定性を欠かないよう確認し配慮することが重要。例えば、Wifiより有線LANにしてもらったり、通信速度を測って遅すぎれば対策を施してもらう。また、問題が起きた時にどうすればいいかを示す(4)トラブル対応マミュアルも用意しておく。出席者各自も使えるし、運営サイドも問い合わせ対応に使えるだろう。

 

講演者自らの操作

リアル学会と異なり、講演者は自分でPCなどを操作することになり、基本操作は覚えておいてもらう必要がある。音声、カメラのオン/オフ、画面の共有、質問チャットの見方、回答の仕方、等々をご自身あるいは周囲のスタッフで行なっていただく必要がある。主催側としては、事前の環境確認やアドバイス、オンライン環境編で述べたマニュアル類を用意してサポートする。

 

接続ホストの多重化

最近はシステムはクラウドなので、自前のサーバーなどを持たないが、例えば会議ツールがzoomだとして、会議開催ホストがその会議をコントロールする。万が一、ホストが1つだけだと、そのホストの接続環境に事故があった場合、あるいは接続が不安定だった場合(当日に突然そうなることも十分ありうる)会議そのものが遂行できなくなってしまう。そこで、例えば講演者の何人か=事務局、開催担当関係者など複数名、を共同ホストとして登録しておく。すると、万が一主催ホストのネットワークが切断されてしまっても、共同ホストに切り替わり、会議自体は継続できる。なお、共同ホストはできるだけ、別のネットワーク接続環境に分散させておくこと。

 

切断、瞬断対応

リハーサルでは問題なかったのに、当日接続できないことはありがちだ。

リスクは無限にある。

例えば、当日、PCのディスクが壊れる、電源ユニットが壊れる、モニタが映らなくなる、盗難にあう、また電源設備によっては、一時的に電圧が下がったりする場合もあり、瞬断が起きる。または、会議ツール、例えば、zoomのアプリケーションが一時的に接続されなくなり。自動的に立ち上がることがある。これは気がつかないくらいの場合もある。しかし、瞬断や切断が起きると、自分のPCでチャットに表示されている情報は、失われる場合がある。例えば、質問が消えてしまう。

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チャットデータのバックアップ

切断、瞬断が起きると、会議ツールに書き込まれた質問などのチャットツール上のデータは消えてしまう。

それを防ぐにはどうしたらいいかちう命題は最近の私のメインテーマになっている。

先日の会議では、チャットの質問内容を別に用意したGoogle documentに転記していく。これで万が一チャットが消えても質問内容は残る。課題は、そういうスタッフがアサインできるかどうかだが。

 

100人用の会場に、10人ほどの運営スタッフがディスタンス運営、オンラインでの参加者は95名。無観客ライブの音楽コンサートと同じ状況がニューノーマルになりつつある。

 

次の回では、参加者がどのような場所から、どのように参加してくるかによって生じる、技術的なポイントをメモる。学会のオンライン開催で考えられるのは、

1)全員が別々の場所から個別にオンライン接続

2)サテライトが複数あり、サテライト単位でオンライン接続(サテライト外部から個別に接続も含む)

3)サテライトの内部で、サテライト単位のオンライン接続に加えて、サテライト内部で個別にオンライン接続する端末がある