テレワークリバウンドを越えてゆく【半蔵門ビジネス雑談】20200807
自粛で一気にテレワークが広まった。テレワークを標準に位置付けた会社もある。
一方で、自粛が終わってまたもとのオフィスワークに戻る会社も多いようだ。記事ではそれをリバウンドと呼んでいる。ダイエットのあと、また体重が元に戻ってしまうアレだ。
それは気構えとかやる気とか気持ちの切り替えなどのフワッとした理由ではなく、日本企業の構造的問題として、大企業にはそうした余裕があるが中小企業にはないという見解だ。賛否はあれど、確かにセキュリティを考慮したテレワークシステムを導入しようとすればコストがかかる。ただでさえ自粛で業績が悪化していればそんな余裕はない。感染拡大に注意してオフィスワークに戻るのが現実的な一面も確かにある。
でもやはり感染拡大は怖い。職場でクラスタが発生すれば、再開どころではなくなるだろう。
ではなるべくコストを抑えてテレワーク環境を作っていくには具体的にはどういう方法があるのか。
- オフィスの自分のPCを遠隔で操作する
クラウドにデータを移行したり、ファイルサーバーを立ち上げたり、セキュアなアクセスシステムを導入するにはコストも手間も運用の体制も必要だ。そこで、Google Remote Desktopやマイクロソフトのリモートデスクトップ、Team Viewerなど遠隔操作できるサービスを使う。心配なのは自分のオフィスのPCの電源を入れっぱなしにしておくことだが、リモートで電源を入れられる電源ソケットがある。これを使用して、使用後はPCをシャットダウンし、翌日には遠隔で電源を入れれば、まるでオフィスに行ったかのようだ。
- 議事録など文書をリアルタイムで共同更新
グーグルドライブに文書や表形式のデータファイルを作れる。これを関係者で共有し、共同で更新作業をするようにすれば、オフィスで文書を渡して共同で編集しているのと同じことができる。
- TV会議は繋ぎっぱなし
同僚との雑談ができないことがアイデアのひらめきを阻害するというなら、TV会議を繋ぎっぱなしに。ビデオをオフにしておいて、用事があったら声をかけてもらいオンにすればいい。
- 定期券は買わない、個別精算
ざっくりの計算では、定期券を買うと１７日は出勤しないと元はとれない。逆にいえば買ってしまうと、行こうとするし、管理者としては出社してこいといいたくなる。週２回の出社なら５０％は節約できる。
- 書類への押印
法的には書類への押印以外でも契約の成立は推定されるようだ。しっかりと経緯をメールのやりとりで記録しておいて、押印はあとでまとめて。
- 決済はメールでファイル持ち回り。デジタル印影をファイルに貼り付ける。
押印のための決済は、りん議制度だろうか。でも、その持ち回り、メールに添付して、やれる。押印はデジタル印影を用意して、文書ファイルに貼り付ければいいのだ。
- 郵送物、請求書はPDFでもらおう
郵便物がオフィスにくるからそれを受け取って処理するために出社せざるを得ないという話がある。取引先にお願いして並行してPDFでもメールで送ってもらおう。紙を送るのは先方の都合だから社内では請求書の処理をメール持ち回りでやればいい。
- 請求書はPDFで送ろう
取引先も同じことを考えているはず。請求書をPDFにしてメールで送ろう。
- リモートワーク先から送る。
でも、書面が欲しいという取引先もいるだろう。封書や切手は事前に会社経由で入手または後日精算という方式で、リモートワークしている場所の最寄りの郵便局から送れる。
そんなにうまくいかないのはわかっているが、せっかくテレワークの流れがコロナ禍という外圧とはいえどやってきたのだし、満員電車で三密で１時間かけて出勤することへ戻りたくないと思うなら、この手間を乗り越える方向に動こうじゃない？リバウンドを乗り越えて。
