今更「ビジネス文書」について語ってしまった【半蔵門ビジネス雑談】20201125
あるトラブルが発生し、その対処をしながら最終報告書を作成しようとしていた。担当会社にごく普通に
「報告書お願いしまーす」
と頼んだ。そしてとてもスピーディーにドラフトが上がってきた。
「お！仕事はや！さすが！！」
と思って文書を開く。
う。。。。
やたらとでかいフォントで、広い改行。
文書ヘッダには、題名、「〜について」
２０年くらい前に、部下に青筋立てて大声出していたことが蘇る。
信じられないが今更「ビジネス文書とは！」について語ってしまった。
ビジネス文書には、目的がある。あるはずだ。
報告、連絡、相談、お詫び、抗議、通知、等々。。そして、その文書の役割。何を伝え、どういう結果を出そう残そうとしているのか。
前述の文書は報告とお詫びだ。目的は、「トラブルで失ったかもしれない信頼を回復し、継続的に取引を続けてもらうため」。そのために、内容をきちんと報告し、ご迷惑を詫び、
「ああ、なるほど。これなら再発も防止されるな、信頼できそうだな、取引を続けてもいいか」
と思ってもらうためだ。
流石に、文章や言葉遣いは問題ないのだ。内容だけに着目すれば、問題はない。しかし、企業間の文書で、トラブル対応、お詫びの際に、この体裁はない。文書を渡した後のことを想像すれば、相手の担当者は上司に報告するために、その書類を使うかもしれない。普通の人なら、少なくともこの体裁では出せないと考え、自分で文書を再作成するだろう。すでにトラブルで迷惑をかけているのに、その手間もかけさせるのか？
最悪な場合、その体裁の文書がそのまま上司の目に晒されるかもしれない。私ならそんな文書を出してくる取引先は信じられなくなる。少なくとも、自分と同じ目線にはいないと思うし、配慮のなさ＝敬意のなさと理解するからだ。
せめて。
- 宛先を明記。誰宛なのか。
- 文書の目的や内容、主旨をまとめた適切な題名。何を言いたいのか。
- 発信者、どの組織のどういう立場の誰がいつ発信したのか
ここまでは、内容以前の形式だが、とても重要。
- 時系列に記載するほうがいいのか、結論を先に述べるほうがいいのか、目的によって違う。
- 項目別に要領よくまとめる
- ですます、である調などを統一
- なるべく簡潔に／１枚でまとめるなどの説もある。
- 文字サイズ。文字フォント。段落。
それから
- 提出時期。焦るあまり、大事なことを記載できないまま提出してしまうと、
「これはなんのための書類か」
とさらに怒りを増幅されることもありうる。
最近はメールやメッセンジャーで済んでしまうからだろうか。文書にするよりメールやメッセンジャーでの即時対応が日常だからか。スピード重視か。それが作法か。それがニーズか。
そうだとしたら、今日は単なるうるさいオヤジを演じただけなのかもしれないな。
