半蔵門御散歩雑談/ODR Pickups

株式会社ODR Room Network

このブログは、株式会社ODR Room Networkのお客様へのWeekly reportに掲載されている内容をアーカイブしたものです。但し、一部の記事を除きます。ODRについての状況、国際会議の参加報告、ビジネスよもやま話、台湾たまにロードレーサーの話題など、半蔵門やたまプラーザ付近を歩きながら雑談するように。

プレゼン文書と読ませる文書

プレゼン文書と読ませる文書【たまプラビジネス余談放談】20211022

 

先日回ってきたチェックを依頼された文書で改めて気がついたこと。

ちなみに文書の主旨は「プロジェクトへの参加協力依頼」だ。

最初に受け取ったのはプレゼン用のパワーポイントで作られた文書だ。プレゼン用文書らしくビジュアル的にインパクトがある。最初にキーワードをドンと提示し、次に自分の組織概要を説明、そして企画背景と目的をわかりやすく説明し、関係図で全体を見せて、実施手順、最後にドーンと依頼メッセージで締めくくる。うむ。説明を聞くシーンが浮かぶ。プレゼンとしてわかりやすいように感じる。

続いて配布されてきたのが文字中心のワード形式文書。イラストも最小限。文章の構成はパワーポイントの書類と同じだがそれを文字で説明している。読んで見る。同じように最初にキーワードを説明、あれ?もうここで違和感。組織の説明、あれ?しっくりこない。企画の背景、あれ?あれ?関係図?あれ?最後に依頼がお願いとして1行。

何をいいたいのかわからないぞ。なにか抜けている感が最大値マックスの印象。

 

同じことを書いているのに文書の形式違いでこれほどまで伝わり方が違うとは思わなかった。

原因はすぐにわかった。プレゼン用はキーワード説明がいわば説明のアイスブレイク的に機能して聴衆の心をつかみ、企画の背景は興味を沸き立たせ、目的がいいタイミングで告げられ、手順で興味を掘り下げて、そして依頼で締めくくる流れが聴衆を引き付ける感じになっている。

しかし、文書の方は、最初がなんの文書かがわからない。そこでいきなりキーワードを告げられても唐突感しかない。最後まで何をいいたいのかわからず興味をそがれ最後にそっけない1行。

こうしてみると、文字中心の文書のほうは、宛先も必要だし、説明の冒頭にサマリー的まとめがないと閉まらないし、読まれないだろう。例えば、こんな全体を言い表すまとめ文章が最初にないと締まらない。

はじめに

我々組織〜は、この度、〜で〜を目的として〜プロジェクトとして〜を推進します。つきましては〜のために本企画にぜひご協力、ご参加を賜りますようお願いいたします。

で、以下に、詳細を項目を分けてわかりやすく文章で表す。

 

特に文章は宛先がないと誰向けに書いているのはわかりにくくなりがちだ。プレゼンはそもそも聴衆向けである程度ぼやけてもインパクトが重要だ。それにしても、こんなにプレゼンと読ませる文書の伝わり具合がはっきりしたのは初めて遭遇した。最近あまりこうした「お手紙」を書いていないが”人のふり見て〜”で、気をつけねばなと思った次第。

 

f:id:emandai34:20181109122832j:plain