請求書PDFを送る時【たまプラビジネス余談放談】20220617
※6月7日から文字サイズ拡大。
改正電子帳簿法が2年間の猶予期間を設けつつ施行されたが、準備も含めて請求書の送付や受信が徐々に開始されている。
PDF請求書のパスワード
そこで傾向として気になっているのは、送信する請求書のパスワード保護。典型は、メールで、１）zip圧縮されパスワード保護された請求書を添付 が送られてきて、２）解凍パスワードが送られてくるタイプ。いわゆる、PPAP型だ。これは一つの形だろうな。
でもふと思った。
PPAPの是非は。請求書にパスワードはいるのだろうか。
PPAP方式は既にご存知のように政府でも使用しないと発表がされているが、請求書を送るのに最適なのはどういう手段か？
ZoomやGoogle workspaceの請求書
そのまま添付して送っても見られたところであまり影響なさそうだ。内容を見て、それを公開された場合にまずいかもしれないのは客先別に価格差がある場合だが、例えばよほど不公正でない限りは取引条件による誤差といえるだろう。
例えば受け取っている請求書で、ZoomやGoogle workspaceの請求はパスワードなしで添付されてくる。誰かに見られても構わない。宛先が明記してあるし、他の企業や人への請求書でないことは疑問の余地はないはずだ。
そもそも請求書のパスワードの意味
上記記事によればパスワードの意味は、
「請求書や領収書をメールで送る時にパスワードを設定するケースでの役割は、「取引先が自分の請求書や領収書であることの証明する」ことです。」とある。秘密保持よりもこちらの理由のほうが中心のように書かれている。
外部ストレージ経由
他の方法として、ひとつにはメール添付をやめて外部ストレージを利用する方法がある。大容量ファイルを送るのに利用されているGiga file便などは向いているだろう。ただ操作は面倒そうだ。請求書を送るのに使うとなると多くの宛先に別々のファイルを送ることになるし、請求書発行システムとのリンクがあったほうが便利だ。
請求書の管理ツールのPR文言を見ると、メールでの受領を前提としているのも多い。このあたり、今後、充実してくる筈なので慌てて揃えないで様子見。それまでは、パスワードはつけないで、自社のストレージにアップロードしてリンクをメールで通知するという方法をとる予定である。ベーシック認証での保護はするかもしれない。
