最悪の会議をやっていた【半蔵門ビジネス雑談】20210323
ドラッカーの教え 会議の生産性
ドラッカーが教える成果をあげる人の８つの習慣の７つ目。
- 第6の習慣 機会に焦点を合わせる
- 第5の習慣 コミュニケーションを行う
- 第4の習慣 意思決定を行う
- 第3の習慣 アクションプランをつくる
- 第2の習慣 組織のことを考える
- 第1の習慣 なされるべきことを考える
を読んでみる。
会議には２つしかない。生産性をあげる会議とそうでない会議。ローランド氏の名言みたいだ。俺か俺以外か。
会議の生産性を上げるとはどういうことか。
例えば報告を聞いて、遅延していれば、叱る。対策を言わせる。案がなければ、上司の考えを言う。そして命令し、部下は命令に従う。失敗も成功も上司の指示による。それなら集めて会議しなくても個別に時間を決めて報告させればよいのだろう。
経験と組織上の権力を持つ上司が話せばそれが唯一の解決策となり、集まり、考え、意見を交換し、今の実情を共有し、解決策の案を共有し、チームに力を与えることにはならない。会議に集まる意味はない。会議の生産性は上がらない。
ドラッカーは、「話すな、聞け」といっている。
ひどい会議をしていた
その昔、勤務していた大手企業でマネージャだったころ、出席していた会議はいくつもあったが、今にして思えば最悪の会議だったと反省するのが、「進捗報告会議」。複数のプロジェクトの進捗状況を管理する目的の会議だったが、その名の通り進捗を報告する会議に過ぎなかった。
各プロジェクトの担当者から進捗や問題点などを報告させ、さらにそれに対する対策も報告させる。対策がなされていなければ、対策を考えさせるか、その場でなんらかの対策案を上司が出して、「もっと早く知らせるように」と注意する。結局、上司は報告は聞くが、なんの対策も、対応もしてはいなかった。もっと早く知らせようと、その進捗会議の前に報告しようとすると、「それは進捗会議で」と躱される。納期は変更されないので、もっと残業して頑張るという結論しかなかった。
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ちなみに、現在の組織では、定例の会議は週１回。内容は、顧客先に提出している週報の内容を確認し、その場で報告内容が完成する。課題等は、会議前に事前に報告共有されていて解決策も提示し、ほとんどは実行されている。だから定例会議の生産性は高い。目的は、顧客への報告で、会議の時点で問題は解決しており、新たな問題も実際には解決策が取られているからだ。
現在は会議は時間を決めてやるのではなく、必要時点でメッセージで内容をやりとりし、日程を決めて、Web会議で実行するほうがいい。
