【ODRピックアップ】 20151102 弁護士事務所に役立つオフィスツールのワザ（２）
弁護士・弁理士事務所で作成する準備書面・訴状・陳述書・弁論書などは、一般企業でのそれと比べて、長文で、クライアントを始め、パラリーガルや主弁護士、パートナー弁護士、コンサルタント、編集者など複数の関係者が同時に閲覧、校正をした協調作業であることが最大の特徴であり、変更履歴機能が活用されています。
米国の法律関係者が書いた法律事務所向けの解説本 「Office-XP for Law Firms（Ed Jones and Romena Benjamin）」を参考に、実務に役立つ内容の解説を行います。
変更履歴、コメント機能
複数の人の協調作業では、文書に対する意見を付箋紙のように貼付するコメント機能、明示的に修正する個所を示す変更履歴などを組み合わせて使用することができます。
変更履歴（Tool>Option>変更履歴の作成>変更個所の表示>変更記録をＯｎにする）
変更履歴を有効にしておくことで、あらゆる変更が日付と共に記録され、指定した色で区別して表示されます。また、変更箇所は縦線で明示されるため発見しやすくなっており、形式の変更も記録されています。これらの変更は、「変更内容の組み込み」を行うまでは、一時的なものとして保存されています。
例えば・・修正個所の例としては別紙を参照。修正個所は左のように取消線で消されます。
コメント機能（挿入＞コメント、または、コメント挿入アイコンをクリック）
文書を協同作業で作成していく場合、本文の流れや校正を損なうことなく、注釈を付加することができます。例えば。。。こんな風に。
これは、コメントを[1]のところに挿入してあります。マウスを近づけるとコメントの内容がポップアップします。
文書の保護機能の活用
変更履歴やコメントは便利な機能ですが、一貫して使われないと反って混乱を招きます。変更履歴を校正者の一人がＯＦＦにしてしまって、それに気がつかず、以降の変更がまったく記録されずにいることも起こりえます。履歴記録をＯＦＦにされないようにするには、ツール＞文書の保護で、「変更履歴」をチェックし、パスワードをつけておきましょう。
注意）いずれの場合も、仲裁人や裁判所を通じて相手方にデータが渡る場合には、機能を無効な状態にして渡すことが重要です。それはなぜかというと。。。
思わぬ落とし穴！変更履歴の解除忘れ
「変更履歴」は、変更履歴を記録する際の指定で“履歴を表示しない”ように設定することができます。この場合、表示はされていなくても履歴は記録されていますので、もしうっかり、このまま提出してしまいますと、相手方で“表示する”モードに切り替えれば、全ての変更履歴が閲覧できてしまい、どのような変遷を経て最終版があるかが、わかってしまいます。場合によっては、弱点を把握されてしまいかねません。
「コメント」は、本文中に[1]←このように表示されていますので、提出前の見直しを行えば目視で発見できます。
提出時は、①変更履歴を組み込みして、変更履歴のオフ確認と、②コメントの削除 を必ず行うようにしましょう。
忘れそうだナ。。。
