長い会議はなくならない【半蔵門ビジネス雑談】20181228
友人の会議は５時間も続くという。
そういえば、会社員時代のプロジェクト会議は参加者が入れ替わり立ち替わり、議論や報告の途中で他の業務のために退出して、話題が代わり、しばらくすると再入室してまた同じ話が繰り返されるなどして、午後一杯数時間続くものもあった。または主催者が決定をできずに、これまた同じ議論が繰り返され、生産性のない時間がダラダラと過ぎていくだけど無駄な時間。
ある日これらを改善しようと会議時間をコントロールしようとする試みもあった。会議時間を区切って、一人の発言時間を５分以内に制限しようとしたり、議題を意識して絞ったり。それでも、意識しない限り会議の時間は続いてしまう。ポイントはやはりそこだ。
うまくいっている会議を見てみる。議事は会議前に、早ければ前週のうちに、明示され掲載されている。会議はこの議事に従って進行する。もう一つ大切なのは、議長が議論の枝葉に流されないこと。具体的には、議長は議論には積極的には加わらず進行に意識を注いでいる。経験上、オピニオンリーダーが議長をやると進行より議論に神経が注がれるため、会議時間は長くなってしまうことになる。
まあこれは常識、定石で、一般的にも語られ、推奨され、実行されている。
【これはいい】会議が無駄に長引くのを抑止する方法｜オタクニュース
さらにもう一つ。
みんな意外に長い会議が好きだったりするのかも？なぜなら実際の業務は大変で、時間に追われ、ノルマに、様々なプレッシャーに追われている。だから？
長い会議は実は憩いの場所だったりするのかもしれない。広い部屋、割り込み電話もなく、邪魔をしてくるおしゃべりな同僚もいなくて、誰かが飲み物を持って来てくれて、たまには美味しいお茶菓子もあったりする。
だから時間が長くても改善する動機にならない？
一つのヒント。TV会議を組み合わせると、意外に進行が順調になる。TV会議の環境は随分と改善したが、それなりに気苦労がある。TV会議での参加者がいると、会議を速やかに終わらせようとして、進行に協力的になる？無意識に。笑
TV会議は別として、会議にいくつかのプレッシャーを用意しておくのが、正統派的？
予定と実績の乖離と説明。これは、標準的だが、あまり効果がない。いや、真面目に実施していないだけかな。
