電子帳簿保存【たまプラビジネス余談放談】20230906
インボイス制度施行が近い。CMでも対応請求書の発行やそれを受け取った側の対応についてドタバタ劇で対応を煽る。時を経ず２０２４年１月からは電子的に受け取った書類の印刷保管は、紙ではなく電子的に保存するよう義務付けられる。
詳細はここでは語らない。気にするのは、電子的に保存となるとサーバーなどデバイスに保存するということだが、他の多くのデータと同じように「壊れたら、消えたらどうする？」ということだ。AI先生にまとめてもらった。
「電子帳簿保存法に対応して、請求書を保存する場合の方法をあげ、それぞれのバックアップに関する注意点をまとめてください。」
なお、それぞれが当社でできているか？ということについては、”ーー＞”に参考までに記した。
請求書の保存方法:
- デジタルフォーマットで保存: 請求書はPDFなどのデジタルフォーマットで保存します。＝＝＞できてる。デジタルフォーマットで保存する際には、データの改ざんや消失を防ぐためにデータの暗号化を検討します。＝＝＞暗号化はしていない。
- 専用のフォルダ構造: 請求書を保存するための専用のフォルダを作成し、整理します。請求書の種類や期間ごとにフォルダを分けることで、後々のアクセスや管理が容易になります。＝＝＞できてる。
- クラウドストレージ: クラウドストレージサービスを利用して請求書を保存することもできます。ただし、安全性やプライバシーに関する懸念があるため、信頼性の高いサービスを選び、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。＝＝＞当面クラウドは使用しない。
バックアップに関する注意点:
- 定期的なバックアップ: 請求書データを定期的にバックアップすることは重要です。データの損失や破損に備えて、週次または月次のバックアップを行うことが推奨されます。＝＝＞１時間ごとにTime Capsuleでバックアップ。
- 複数のバックアップ先: バックアップデータを複数の異なる場所に保存することで、災害やデータベースの障害時にもデータを保護できます。外部ハードドライブ、クラウドストレージ、別のオフィスなど、さまざまな場所にバックアップを保持しましょう。＝＝＞検討中
- 自動化: バックアッププロセスを自動化することで、人為的なミスや忘れを防げます。バックアップスケジュールを設定し、自動的にデータをバックアップするようにします。＝＝＞できてる。
- バックアップの検証: 定期的にバックアップデータの復元テストを行うことで、バックアップが正しく機能していることを確認します。バックアップが壊れていたり、復元が困難だったりすると、意味がありません。＝＝＞できてる。
バックアップとデータの保存に関する基本的な原則は、データの損失を最小限に抑えるために非常に重要です。法的要件を満たしつつ、適切なセキュリティ対策を講じてデータを保護することが大切です。ただし、具体的なアドバイスや要件は、地域や法律の変更によって異なる場合がありますので、専門家のアドバイスを受けることをおすすめします。
[改めて考えてみると、紙で保存しても火事や紛失、その他の災害への対処は必要なので、デジタルだからとても大変というわけではない。またクラウドにすればもろもろ安心？とも考えがちだが、クラウド事業者の約款では、”データの補償はしない、自分でバックアップを”との主旨で書かれている場合も多く、クラウドの内容をどこかにバックアップする必要が生じる。結局、ローカルに保存、それのバックアップ、さらにクラウドを万が一のバックアップとして利用というのが現実的になるか。]
