【半蔵門ビジネストーク】20171212 ３つのITツール実践で自分でできる働き方改革
自殺者が出てブラック企業がニュースに取り上げられ原因となった労働環境やそうせざるを得ない企業や雇用者の実情も注目され明らかになりつつある。そして政府は首相官邸主導で
「働き方改革」を推進している。
こうした政府主導会議をきっかけにして目指すのは、
- 個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を選択可能とする社会
- 人々のワーク・ライフ・バランスの実現
- 生産性の向上を目指し
- 企業文化や風土を変えていく
である。
当然こんなに簡潔にはいかない。様々に相互に関わり合い相反することもある。
規格化された働き方＝安定したサービスー＞多様な働き方で安定したサービスや製品を供給しつづけるには？
ワーク＝収入ー＞”ワーク”を減らして十分な収入を得続けるには？
減ったワークで企業が利益を維持しつづけるには？
生産性向上の原資、人的リソースはどこから？
風土、文化を変えるのは先なのか、結果として変わるのか？
我々各人は誰かを待つのではなく、今の自分の環境をよくしていくことが必要であり、それこそが働き方改革の真髄だと考えられる。そこで、身近なITツールを工夫して活用していくぞ！すでにやっていることも含めてもっとブラッシュアップしていこう。
ここでのキーワードは、「移動を減らす」ことだ。
TV会議
働く場合、単独よりチームの場合が多い。そのほうが効果的に手分けしていけるからだ。手分けした作業を効果的に行うには、バラバラに勝手にやるのではなく、手順や役割を分担することになる。同期するために打ち合わせが必要となり会議を開くことになる。しかし、柔軟にいろいろな場所で働くことになると会議のために集まるというのは移動時間を使うことになり本末転倒となる。
例えば弊社では、パートナーとの定例会議。これは顧客への週報を作成するための情報共有だ。短く３０分ほどで終わるが、だからこそ必ず集まるのでは移動時間ももったいない。
また地方に本社のある別会社の定例会議は現地に２名、こちらに４名。移動には新幹線が必要で複数人が移動するには時間も費用もかさむ。
そこでTV会議だ。すでに無料で使用できる環境もありすぐできそうだが実用するといくつか工夫が必要となる。
- まずはワイドレンズ。多くの参加者が映らないといけない。
これによりモニタの近くに座っている人も写せる。各拠点に同じようにテーブル、コの字に座って大きなモニタを１辺におけば、臨場感のある環境となる。
- 資料を同時に閲覧するためのモニタ追加。
これで１つにはTV会議画面。もう一つに資料や議事録記録のための画面を表示する。
- 共通ボード
リアルな会議では、決定事項や議論事項を書き出してみんなでみるためのホワイトボードなどがある。そうした専用システムもあるが投資が必要だ。そこで無料で使えるドキュメントツール。これで両方から書き込みができるのでかなりの効果が期待できる。
リモートアクセスツール
ITサポートをする場合、現地でなければできないサーバー系の作業や周辺機器やケーブル取り回しなど物理的な操作をしなければならない作業の他に、PCの遠隔操作でできる作業がある。後者の場合で、作業時間が短いものや確認だけの場合には、そのために移動していく移動が時間を奪いコストとなる。
例えば先方が出かける前に持参するPCがトラブルとなってしまった場合、すぐに行っても３０分かかる、しかし作業は２〜３分の場合、日を改めるわけにもいかないのでリモートアクセスの出番となる。
- TeamViewer
リモートアクセス”される”側がアプリケーションをダウンロードし、起動して、認証情報を口頭で送ってもらい、アクセスする。無料版もある。
- LogmeIn
写真では、ノートブックの中にデスクトップの画面が表示されリモートで操作できる状態になっている。リモートアクセスされる側に、専用のサーバー用アプリケーションを、操作者のアカウントでインストールする。有料版のみ。
もちろん、セキュリティ管理は万全にする。
クラウドデータ
どこでも仕事ができるようにとなると、データの移動またはアクセスが必要となる。以前はPCにコピーしたり、USBに取り出して運んだりしたが、紛失や盗難による漏洩も問題となった。セキュリティ管理をしっかりとしてクラウドにデータを保管することで移動した先でのデータアクセスも安全に行えるようになる。
- Dropbox
無料版もあるが、ビジネス版を使いたい。２TBの容量と、120 日間のファイル復元、 256 ビットの AES 暗号化と SSL/TLS 暗号化、 スマート シンク、 管理者向けツール 、Office 365 との統合など有効性の高い機能がある。
- iCloud
月額２TB／１２００円で使える。Apple社が提供し、Apple製品との親和性が高い。
- OneDrive
月額１TB／１２００円で使える。Windowsとの親和性が高い。
それぞれ、簡単ではない面はある。投資や工夫は必要だ。しかしそれにあまりある働き方の改善は見込める。
「考えている」というのは、やらないと決めていることだと気付こう。
そうではなく、やるためにどうするかを考え、決断し、実践することは、昔より遥かに簡単になっている。
やろう。
