半蔵門御散歩雑談/ODR Pickups

株式会社ODR Room Network

このブログは、株式会社ODR Room Networkのお客様へのWeekly reportに掲載されている内容をアーカイブしたものです。但し、一部の記事を除きます。ODRについての状況、国際会議の参加報告、ビジネスよもやま話、たまにロードレーサーの話題など、半蔵門付近を歩きながら雑談するようにリラックスしたお話中心。

リモート学会のリモートサポート

リモート学会のリモートサポート【半蔵門ビジネス雑談】20200622

 

リモートワークの時代、各種会合もリモートで行われるようになってきた。

各種学会もリモートで行われる。

すなわち。ある学会の例だが、

主催者 九州

事務局 東京

講演者  東京、名古屋、兵庫

聴講者 日本全国

また、東京といっても一箇所ではなく、池袋、田町、調布、高田馬場、目白、駒場などに分散。

そして我々サポートも都内と横浜に分散している。

 

通常であれば、同じ会場に全員が集まっているはずだから、サポートもその場で走り回ればいいし、機器の不調ならば最悪交換すればいい。

しかし前述のような関係者全員リモートの場合、考慮しなければいけない思わぬポイントが出てくるものだ。以下に考慮する点をサポートエンジニアに聞いてみた。なお、リモート学会のためのコミュニケーションツール(Web会議システム)は、zoomを利用することを想定している。

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1. zoomは事前にインストールが望ましい

zoomはアプリケーションのインストールが必要だ。しかし、当日のインストールサポートは避けたい(仮に行おうとすると、zoomが繋がっていない状態からなので電話サポートになり、電話回線が不足する可能性があるし、サポート担当者が本来行う”参加できる人への操作方法のサポート”ができなくなる。もちろん予算的に十分なスタッフがアサインできればこの限りではない。)


=>(1)インストール、基本操作については、事前に簡易マニュアルを用意しておく。
=>(2)基本操作については、当日午前に説明時間を設ける。(画面共有で実演)

 

2. 発表者 画面共有練習

発表者は、自分でプレゼン画面の画面共有操作をすることになる。

・画面共有の操作について事前に練習していただくことが望ましい。

また、最近はマルチモニタでメイン画面にスライドショー、サブ画面には発表者用のアンチョコ画面を表示するパターンが多い。この場合のトラブルで多いのは、
・マルチモニタでも、zoomの画面とパワポの画面の配置によっては、パワポの発表者画面が画面共有されてしまう場合がある。

・また、画面共有前にパワポをスライドモードにすると、zoomの画面が隠れてしまい操作できなくなる。

=>リハーサル時にサポート担当が各発表者への指導や練習を行うようにしたい。

 

3. 発表者の方の回線
できるだけ有線LANを使用していただく。
また、リハーサル時には本番と同じ回線をご利用いただく
当日場所変更や回線の変更は避けていただく。

実際トラブルの多くは、当日に変更したものに起因するものだ。


4. 音声や動画のプレゼン

パワーポイントなどで動画を含むプレゼンがある場合、音声は設定をしないとzoom経由では聞こえまないので注意が必要だ。その他の回避策としては、音声を出したい場合には、Youtubeなどに動画をあげておき、チャットでURLを通知して各聴講者にアクセスしてもらうことが考えられる。

 

 

本番にてトラブルを抑え込むために、事前にできるマニュアルを配布し、事前にリハーサルを行う。また、


(1)zoomインストール&利用活用マニュアル(視聴者編)を事前に周知する。

(2)リハーサルを行う
   講演者のリサーサルでは、パワポの起動、画面共有、手をあげるなどへの対応

(3)当日午前にも、再度、
   a.  講演者の環境再確認
   b.  視聴者への簡易操作説明(時間を決めて②回程度)
 

この状態で万全を期して、サポートエンジニアが待機する。

 

万が一、トラブル発生時は、ブレークアウトルームに入ってもらうか、ネット系トラブルの場合は、電話を使用することになる。電話回線が1本ならサポートできるのは1人ずつだ。回線が埋まっていたら待ってもらうしかない。

 

斯様に、リモートで行われている学会の、サポートそれもリモートサポートは、サポート側も被サポート側も、もどかしくなることが予測される。