文書作法【半蔵門ビジネス雑談】20181112
ビジネスでは、「文書作成」は非常に重要な基本のキです。
あらゆる場面で様々な目的、形式の文書が登場する。
契約書、覚書、プレスリリース、通達、お礼状、
見積書、請求書、受領書、
部門間依頼、通達、連絡、
起案書、企画書etc 。。。
様々な情報伝達は文書を通じて行われる。
作法１ 書くべき項目
それぞれの文書には定石的な作法がある。例えば、記載すべき内容／項目がある。
- 契約書なら、「甲乙」間の「本件」に関わる内容、契約期間、対価、解除条件、裁判管轄、準拠法、等々。
- 見積書や請求書なら納品内容や金額、振込銀行。
- 部門間依頼、通達では、発信者、宛先、内容趣旨、依頼趣旨、通達なのか依頼なのか情報共有なのか。
それぞれの文書に応じた作法や定石的な書き方があるのだ。
こうした作法の目的は、書類の種類に応じて、わかりやすく、相手に伝わりやすい文書を作成することにある。しかし、そんな作法に従っていても、時に、わかりにくい書類を目にすることがある。よくある。
作法２ 結論、まとめる、わかりやすく
前述の項目に加えて、ビジネス文書の鉄則と言われるのは、
- 結論を先に書く、
- １枚にまとめる、
- わかりやすい言葉を使う、
などがあるが、これらを守ってもやはりわかりにくい文書になっていることがある。
作法３ 誰から誰に、何を
ある時、部下が本部会議に提出する文書を持ってきた。普通に添削していくと、ほとんどを書き換えることになってしまった。部下は自席に戻り再度修正。しかし、また、赤入れで真っ赤っか。部下はいう。「どうしてそのように書かなければいけないのか」
こちらもあまり作法を意識していなかったのだが、彼の文書には、宛先、題名、作成者の欄になにも記載がなかった。
「ここをまず書いてみて」
「はい。。。しかし、誰宛にすればよいのでしょうか？」
「題名はなんと入れれば？」
「作成者は私ではないのでしょうか？」
作成者は、確かに自分ではあるが、その文書は誰の立場で提出するのか？本部会議に、課長でもなく、部長でもなく、担当者の立場で提出するのか？それは部門の意思なのか？部門長は了解しているのか？
宛先は、誰なのか？会議参考資料なのか？本部へのものなのか？他部門宛なのか？何かのプロジェクト当てなのか？
題名は？何の資料なのか？全部読んでから何の資料か初めてわかるのでは効率が悪いし、主旨の捉え方も違ってくる可能性もある。いいたいことはなんなのか？
実は、作法以前に、どの立場から、その立場の誰宛に、なんのことを伝えたいのか、それが明確になっていないと、見当違いの内容の書類を、筋違いの相手に向かって訴えているような文書になってしまう。それが原因で、わかりにくい文書が生み出されてしまうのだ。
