リモートワーク時代のコミュニケーション「スキル」というか「お作法」というか

リモートワーク時代のコミュニケーション「スキル」というか「お作法」というか【たまプラビジネス余談放談】20211110

緊急事態宣言が終了し、日常の人流が少しずつおっかなびっくり元に戻りつつあるようだ。仕事環境についても「リモートをやめオフィスに行こう派」と「リモートいいから続けよう派」がもやもやと蠢いている。義弟の会社の大手ITは早々にリモートに切り替えオフィスを閉じてしまい出勤する場所がないらしい。小さい企業の方がオフィスコスト総額が小さかったので維持できているところが多いのかもしれない。大きい方がバサッと行った感。

リモートの効率や日本に合う合わないという議論、意見、記事もよく見かけるが、ここでは自分なりに経験則で感じているお作法というかスキルというか、平たく言えば「気をつけること」「気にすること」について備忘録的に書いておく。

メール

メールは、オフィシャルで誰にでも使える基本的なコミュニケーションツールとしての存在なのは異論なきところと思う。以下は目新しいことはないが改めて意識すべき点として。まずは、１）返事をすること、内容への返信に時間がかかる場合は受信確認のための返信を出しておきたい。未着ではないかという相手の気苦労や何度も再送する手間、再送される鬱陶しさを回避するためだ。２）定型句は最小に　お世話になっておりますとかそういうのはもういいだろう　３）１メール／１トピック　色々な話題を散りばめないこと、４）同じ話題は、題名を変えない　re:で送ることによりメーラーが話題ごとにネスト表示してくれる　５）反対に別の話題なら題名を変える　re:は使わない

web会議

１）主要なツール（今ならzoom, google meets, skype, Ms-teams, WebEXなど）はセットアップしておく。無料でダウンロードできるし、ほとんどはこれでカバーできる。２）マイクやスピーカーの操作は事前確認、部屋のガラスでハウリングしないことを確認、３）マイクミュートはマナー。衣ずれやペットの声、くしゃみ、咳払いなどは他者の発言をかき消すこともある。４）動画オフはできれば避ける。反対に電話する時などは画像オフにすべき。５）最後に背景への配慮。見せられるリアル背景はみせる。見せらなれいならせめてぼかす。リモートワーク場所の背景になる室内はちょっと気を使いたいものだ。

定例連絡、報告とか

表情や存在のリアルさや他の人との会話が聞こえないリモートワークでは、情報発信そのものに意義がある。定期的な発信を途切れることなく行い続けること。鬱陶しくならない程度の一言コラムなどを含んだメルマガや定期レター、何もなくても進捗報告などを安定して続けることが、存在を知らせ、安心感ひいては信頼感につながる。

セキュリティ

システム上のテクニカルなセキュリティについては専門の記事に譲ろう。ここでは、コミュニケーション上のセキュリティについて、人間の行動に依るセキュリティリスクを意識すること。不用意な情報ポストや転送について、あるいは惰性的な関係者へのC Cについて、自力で自分で考え抜いた判断で行うこと。なぜこの情報をその宛先に向けて発信しているのか？それが説明できるように。少なくとも自分として納得しているべき。